Privacidad

Aviso de privacidad y tratamiento de datos

Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015. Última actualización: octubre de 2026.

Quién responde por los datos

Edificio Alfa Boutique, es el responsable del tratamiento de los datos personales que se registran en este sistema. Cualquier solicitud sobre ellos se atiende en info.alfaboutique@gmail.com.

El sistema lo opera un proveedor contratado por el responsable, que actúa como encargado del tratamiento: solo trata los datos para mantener el sistema funcionando y bajo las instrucciones del responsable.

Qué datos se guardan y con qué finalidad

Se usan únicamente para administrar los arrendamientos:

• Arrendatarios: nombre, documento y su copia, teléfono, correo, dirección, el contrato y sus pagos. Para emitir y cobrar el canon, llevar el registro de los pagos, enviar recibos y avisos sobre el contrato, y cumplir las obligaciones legales y contables del arrendamiento.
• Quienes viven en el inmueble con el arrendatario: nombre, relación con el titular y, de los adultos, documento y teléfono, con su autorización. Para saber quién ocupa cada unidad. De los menores de edad solo se registra lo mínimo (nombre y relación, sin teléfono ni foto del documento) y con la autorización de su representante.
• Codeudores y fiadores: los datos que constan en el contrato firmado. Solo como respaldo del contrato: el sistema no les escribe.
• Personas a las que se les programa un recordatorio: nombre y número de celular, solo si aceptaron recibirlo y mientras no lo retiren.
• Personal del edificio: los datos necesarios para registrar sus pagos.
• Fotos y videos del interior de cada unidad, tomados en la entrega, la devolución y las reparaciones: son la prueba del estado del inmueble.

No se usan para publicidad, no se venden y no se comparten con terceros distintos de quienes prestan servicios necesarios para lo anterior (mensajería, alojamiento del sistema, contabilidad), que están obligados a la misma reserva.

La ayuda del sistema

La administración puede escribirle preguntas al asistente del sistema («¿cuánto se recaudó este mes?»). Para entender la pregunta, el texto que se escribe se envía a un proveedor de inteligencia artificial fuera del país. Ese proveedor recibe únicamente esa frase: no tiene acceso a la base de datos, ni a los contratos, ni a los pagos, y las cifras nunca salen del servidor. Si en la pregunta se escribe el nombre de un arrendatario, ese nombre viaja en la frase — nunca su documento, su teléfono ni sus valores.

Los mensajes son opcionales

Los recordatorios y avisos por WhatsApp salen únicamente hacia quienes lo autorizaron. La autorización se registra con la fecha en que se dio, el medio y dónde está su prueba, y queda su historia: puede retirarse en cualquier momento sin que eso afecte el contrato, y el retiro también queda registrado.

Lo que se escribe a la línea de WhatsApp

Los mensajes que alguien le escribe a la línea de WhatsApp de la administración se guardan para poder contestarlos: 18 meses si son de un inquilino y 90 días si no lo son. Los lee y los contesta una persona de la administración; ningún sistema responde solo.

Derechos del titular

Quien figure en estos registros puede, en cualquier momento y gratuitamente: conocer qué datos suyos se tienen, actualizarlos, rectificarlos, pedir prueba de la autorización, revocar la autorización y solicitar la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.

La solicitud se atiende en info.alfaboutique@gmail.com. Se responde en los términos de ley: 10 días hábiles para consultas y 15 para reclamos, prorrogables una vez.

Dónde se guardan

La base de datos en uso vive en un equipo con el disco cifrado, en Colombia. Para que el sistema siga funcionando si ese equipo falla, una réplica se mantiene en un servidor contratado en la Unión Europea, y las copias de respaldo diarias salen cifradas a otro servidor también en la Unión Europea. Esa transferencia de datos al exterior se informa conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Cuánto tiempo se conservan

Mientras dure el contrato y después por el tiempo que exijan las obligaciones legales, contables y de prueba. Una corrección o una supresión se aplica en la base en uso y en su réplica; las copias de respaldo no se modifican una por una, y la supresión llega a ellas a medida que se renuevan.

Seguridad

El acceso al sistema es personal, con usuario y clave, y limitado a lo que cada persona necesita para su trabajo. Toda operación queda registrada con su autor y su fecha. El equipo principal tiene el disco cifrado y las copias de respaldo salen cifradas.